Hintergrund

Der Mensch trifft jeden Tag ca. 20.000 Entscheidungen. Glücklicherweise funktioniert das in den meisten Fällen automatisiert und damit energiesparend. Marmelade oder Käse aufs Brötchen? Blauer oder schwarzer Pullover? Aufzug oder Treppe? Erst an den Schreibtisch oder einen Kaffee aus der Küche holen?

Sobald wir jedoch im Team Entscheidungen treffen, können wir diesen Automatismus nicht nutzen. Gleichzeitig werden die Herausforderungen immer komplexer. Damit steigt die Notwendigkeit, Lösungen in Teams zu entwickeln und Entscheidungen gemeinsam zu treffen.

Spannend ist, dass bei eher einfachen Themen jeder gerne seine Meinung äußert und man sich dadurch häufig in endlosen Diskussionen wiederfindet, ohne zu einer Entscheidung zu kommen. Sobald es jedoch komplexer wird, überlassen die meisten die Entscheidungen gerne jemand anderem – sei es der Chefin oder dem Experten. Durch die Anwendung geeigneter Methoden, kann man dieses „Gesetz der Trivialität“ (auch „Bike Shed“ genannter Effekt. Bikeshedding ist eine Metapher, die die Tendenz beschreibt, dass Menschen unverhältnismäßig viel Zeit mit trivialen Dingen aufbringen – oft auf Kosten wichtigerer) umgehen.

Hier fokussieren wir auf solche Methoden, mit denen mehrere Personen gemeinsam eine Entscheidung treffen können.

1. Dot Voting – Punktabstimmung
2. Fist to Five – 5 Finger
3. 100$ Test
4. Impact-Effort-Matrix (Priorisierungs- oder Entscheidungsmatrix))

1. Dot Voting  – Punktabstimmung

Durch Nutzung von Punkten (Dots) kann ein Team sehr einfach zwischen verschiedenen Optionen entscheiden bzw. verschiedene Aufgaben oder Themen priorisieren.

Schritt für Schritt Anleitung

1. Worüber wird abgestimmt?
   Die verschiedenen Optionen bzw. Themen werden auf einzelne Post-ist geschrieben und auf einem (digitalen) Whiteboard gesammelt. Dabei ist sicherzustellen, dass alle das gleiche Verständnis des Themas haben.
2. Wie wird abgestimmt?
   Jeder Teilnehmer erhält die gleiche Anzahl an Stimmen (Punkte). Eine sinnvolle Anzahl ergibt sich aus dem Verhältnis 4:1 von Themen zu Punkten. (z.B. Bei 12 Themen erhält jeder drei Punkte). Bei physischen Meetings werden Klebepunkte verteilt (ggf. können auch Striche auf die Post-ist gemacht werden), bei digitalen Meetings können die Features von Mural, Miro oder Whiteboard für das Dot Voting genutzt werden.
3. Abstimmung
   Die Teilnehmer stimmen mit ihren Punkten ab. Vorab sollte geklärt werden, ob jemand mehrere Stimmen für eine Option abgeben kann.
4. Ergebnis
   Nach Abschluss der Voting Runde hat man einen Favoriten oder eine Priorisierung. Gegebenenfalls kann bei einem Gleichstand der Optionen mit den meisten Stimmen noch eine weitere Abstimmung zwischen diesen Optionen erfolgen.

Pro: Mit dem Dot Voting kann man schnell und einfach Themen priorisieren und Entscheidungen treffen. Es lässt sich auch spontan in jedes Meeting einbauen.

Con: In physischen Meetings kann es bei Dot Voting zu einer gegenseitigen Beeinflussung kommen. Bei der Nutzung von Mural oder Miro kann man anonym abstimmen. Dabei werden die Ergebnisse der anderen erst sichtbar, wenn der Facilitator das Voting abschließt.

Gruppengröße

3 – bis fast unendlich

Zeit

5 Minuten für die Abstimmung (im Anschluss an die Erläuterung der Optionen)

Material

Whitebord, Post-it notes, Klebepunkte (oder Stifte)

2. Fist to Five – Fünf Finger Methode

Die Fist to Five Methode zielt darauf ab, Entscheidungen zu treffen, gegen die kein Beteiligter einen starken Einwand hat. Anders als beim Dot Voting werden hier nicht mehrere Optionen gleichzeitig „zur Wahl“ gestellt, sondern über einzelne Vorschläge entschieden

Durch Handzeichen – die Anzahl der ausgestreckten Finger – wird der Grad der Zustimmung bzw. Ablehnung signalisiert:

Geballte Faust (kein Finger): „Veto! Ich bin absolut dagegen.“

Ein Finger: „Ich bin nicht komplett dagegen. Es braucht aber noch einiges, damit ich zustimmen kann.“

Zwei Finger: „Ich habe Bedenken, werde aber der Mehrheit folgen.“

Drei Finger: „Ich bin nicht begeistert, kann aber mit dem Vorschlag leben.“

Vier Finger: „Ich stimme zu.“

Fünf Finger: „Ich finde es großartig. Besser geht’s nicht.“

Schritt für Schritt Vorgehen

1. Worüber wird abgestimmt?
   Es muss klar formuliert werden, wozu man die Zustimmung erhalten möchte. Daher sollte nach der Präsentation eines Vorschlags noch einmal deutlich der Entscheidungsvorschlag formuliert und die Frage gestellt werden, ob dieser allen klar ist.
   
2. Abstimmung
   Die Teilnehmer sollten möglichst gleichzeitig ihre Bewertung per Handzeichen geben.
   
3. Ergebnis
   Sollte es ein Veto geben, fällt der Vorschlag durch.
   
4. Nach der Abstimmung sollten alle, die Bedenken haben, ihre Einwände äußern. Bedenken können entweder direkt diskutiert werden, so dass eine erneute Abstimmung im Anschluss möglich ist, oder – je nach Umfang der Bedenken – es findet ein Nacharbeiten in separaten Terminen statt. Der Vorschlag kann dann überarbeitet nochmal eingebracht werden.

Gruppengröße

3 – 15

Zeit

1 Minute für die Wahl

Material

Nichts, ausser die Finger der Teilnehmer:innen

2. 100$ Test

Eine weitere einfache und effektive Methode zur Priorisierung (und damit auch eine Entscheidungsbasis) von Optionen ist der 100$ Test (auch 100 Punkte Methode genannt). Hierbei erhält jeder Teilnehmer 100 (leider nur fiktive) Dollar, die er für die verschiedenen Optionen ausgeben kann.

Schritt für Schritt Anleitung

1. Worüber wird abgestimmt?
   Alle Optionen werden auf Post-its auf einem (digitalen) Whiteboard notiert – am besten in einer Matrix (Optionen / Teilnehmer).
   Nicht überraschend für Euch: Auch hier müssen die Optionen wieder für alle Teilnehmer klar sein.
2. Abstimmen
   Jeder Teilnehmer schreibt, den Betrag, den er für die Option zu zahlen bereit ist auf. Dabei ist es möglich, den gesamten Betrag auf eine Option zu setzen oder in jeglichen Beträge aufzuteilen.

3. Auswertung
   Nun hat man eigentlich eine Priorisierung. Es lohnt sich aber, zunächst einen Blick auf die Extreme zu werfen. Woher kommen die deutlichen Unterschiede? Gibt es starke Bedenken? Oder ein unterschiedliches Verständnis der Option? Das gilt es zu klären. Dann kann gegebenenfalls eine zweite Runde durchgeführt werden.

Diese Methode eignet sich sehr gut in virtuellen Meetings.

Gruppengröße

5 – 15

Zeit

2 Minuten für die Wahl

Material

(digitales) Whiteboard, Post-its

4. Impact-Effort-Matrix (Wirkungs-Aufwand-Matrix) 

Eine Impact-Effort-Matrix ist eine sogenannte Priorisierungs-Matrix. Im Team wird eine gemeinsame Einschätzung getroffen wie man eine Vielzahl von Optionen danach beurteilen kann, wie hoch ihr Impact und der Aufwand ist. 
(Anmerkung: Man kann eine solche Priorisierungs-Matrix auch mit anderen Kriterien aufbauen – ja nach Relevanz der Entscheidungskriterien).

Schritt für Schritt Anleitung

1. Worüber wird abgestimmt?
   Zunächst werden alle Optionen (auf Post-its) gesammelt. Auch hier ist es wichtig, dass alle Teilnehmer die Optionen verstanden haben.
   
2. Bewertungskriterien
   Tragt die beiden Kriterien auf der x- und y-Achse der Matrix ein (s. Bild)
   In diesem Fall sind die Kriterien Impact und Aufwand bereits vorgegeben. Häufig spielen Kosten eine wichtige Rolle und werden als Kriterium ausgewählt.
   
3. Bewertung (x-Achse)
   Nun verortet Ihr – am besten in Stillarbeit – die Vorschläge zunächst nur (!) auf der x-Achse (Impact). Welchen „Wert“ bringt diese Option? Sortiert alle Vorschläge überschneidungsfrei nebeneinander. Das ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg dieser Methode.
   
4. Bewertung (y-Achse)
   Anschließend schiebt Ihr die Post-its auf der y-Achse (Wie hoch ist der Aufwand) hoch oder runter. Achtet dabei darauf, dass die Post-ITs dabei nicht in der Bewertung des Kriteriums X sich verändern.
   
5. Beurteilung
   Nun habt Ihr ein Bild, das Euch einen guten Eindruck von den verschiedenen Optionen gibt.
   1. High impact / Low effort: Ihr habt Quick Wins, die Ihr hoch priorisieren und fix umsetzen solltet
   2. High impact / High effort: Diese strategischen Themen solltet Ihr geplant angehen
   3. Low impact / low effort: Diese Themen könnt Ihr “vielleicht später” angehen – wenn die Zeit dafür „übrig“ ist.
   1. 4. Low impact / high effort: Diese Themen solltet Ihr von Eurer Liste streichen.
      
6. Legt fest, welche Themen Ihr in welcher Reihenfolge angehen wollt und wer das übernimmt.
   

Vorteile: Aufgrund der Flexibilität und des relativ objektiven Ansatzes kann diese Matrix auf zahlreiche Priorisierungsfälle angewendet werden. Dies ist besonders nützlich, wenn Ihr unter Zeitdruck steht oder nur über sehr begrenzte Ressourcen verfügt. Die Visualisierung hilft bei der Entscheidungsfindung.

Nachteil: Priorisierungsrahmen sind völlig blind für alle Kriterien, die innerhalb des Rahmens nicht berücksichtigt werden.

Gruppengröße

3 – 15

Zeit

Hängt von der Anzahl der Optionen ab. Ca. 15 – 20 Minuten für die Einordnung in der Matrix

Material

Post-its, (digitales) Whiteboard, Matrix (download)

Downloads

Impact-Effort-Matrix

Weitere Quelle

Dr. Verena Utikal: Kopf oder Bauch? Wie das Gehirn Entscheidungen fällt., Haufe.de (2020) – German only

Law of Trviality

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