Hintergrund
Diese Methode der „Makellosen Vereinbarung“ geht auf Professor Fred Kofman, der an der MIT und Berkley University in den USA lehrte, zurück. Ihr werdet sicherlich gleich in der Beschreibung erkennen, dass eine „Makellose Vereinbarung“ kein Wunderwerk ist. Dennoch verbindet sie hervorragend die Aspekte, die Professor Kofman als unerlässlich in der heutigen Business Welt ansieht, nämlich bewusstes und gewissenhaftes Handeln, was auf unsere Integrität einzahlt. Beides gehört in die heutige Zeit: Der intellektuelle und kreative Kopf, genauso wie das vertrauensvolle und intuitive Herz.
Professor Kofman geht auch der Frage nach, was es uns kostet, wenn Vereinbarungen nicht eingehalten werden. Auch wenn man den Vertrauensverlust vielleicht nicht unmittelbar in Zahlen messen kann, so lässt sich dennoch ahnen, dass es dem Vertrauen schadet.
Wenn jemand eine Zusage gegeben hat und sofort offen und transparent kommuniziert, sobald ihm klar wird, dass er diese nicht (im vollen Umfang) einhalten kann, werden die Auswirkungen auf das Vertrauen gering sein – auch wenn faktische Kosten in Form von z.B. Lieferschwierigkeiten etc. die Folge sind.
Je später eine Rückmeldung erfolgt, um so größer werden die faktischen Kosten als auch der Vertrauensverlust. Wenn die Nicht-Einhaltung einer Vereinbarung erst auf Nachfrage offenbart wird, dann entstehen die höchsten Kosten. Es wird extrem schwierig andere Lösungen zu finden, nach-zu justieren etc. Der Zeitpunkt ist einfach vertan.
Um so wichtiger ist es eine bewusste, klare und auch verlässliche Vereinbarung zu treffen. Und so gehört auch in jedes Delegations-Gespräch, welche expliziten Erwartungen ich als Führungskraft an das Verhalten meines Mitarbeiters habe. Wann soll er unverzüglich auf mich zu kommen.
Schritt für Schritt Vorgehen
Die innere Haltung eines integren Menschen, der eine Vereinbarung mit einem anderen Menschen trifft, fußt auf Aufrichtigkeit und Anständigkeit. Um aufrichtig eine Zusage zu geben, muss man selbst dafür sorgen, dass man die Vereinbarung auch wirklich verstanden hat. Man muss bewusst klären, ob man diese Vereinbarung Kapazitäts-und kompetenzmäßig erfüllen kann. Ansonsten gilt es offen und transparent zu kommunizieren und die Vereinbarung zu modifizieren.
Eine Vereinbarung besteht aus einer Anfrage und einer Zusage.
Vereinbarung = Anfrage + Zusagen
Nicht selten vergessen Führungskräfte, dass es beider Bestandteile bedarf, damit eine klare Vereinbarung getroffen ist. Sie delegieren vielleicht klar und deutlich, was sie möchten, holen sich aber keine Zusage ab. Eine „Makellose Vereinbarung“ verlangt nach einer Antwort.
Und in Anlehnung an Fred Kofman gibt es nur 5 akzeptable Antworten[1]
[1] In Anlehnung an Prof. Fred Kofman, Conscious Buisness, Kapitel 7, S. 369, Verlag RHYW
- „Ja, ich sage zu….“
- „Nein, ich sage nicht zu“
- „Ich kann jetzt nicht zusagen, gebe Dir aber bis zum Zeitpunkt X eine Antwort.“
- „Ich kann jetzt noch nicht zusagen. Ich benötige noch zu Sachverhalt xy mehr Informationen. Danach kann ich dir eine verlässliche Antwort geben.
- „Ich mache Dir ein Gegenangebot“
(was dann wiederum einer Zusage bedarf).
Alle anderen Antworten, wie „ich werde mein Bestes tun“, „lass mich mal schauen, was ich da tun kann“ etc. sind keine wirkliche Zusage. Auch wenn man den Fragenden mit einem „Nein“ nicht vor den Kopf stoßen möchte, so ist es dennoch eine klarere und für beide Seiten schlussendlich bessere Variante, klare Aussagen zu treffen
Quelle
Fred Kofman, Conscious Business. How to build value through values, Sounds True Inc.: Boulder, 2006.
