Hintergrund

Ineffiziente Verwaltungsabläufe kosteten die deutsche Wirtschaft circa 30 Milliarden Euro im Jahr (2019). Im internationalen Vergleich haben deutsche Firmen die zweitschlechteste Produktivitätsentwicklung bei Verwaltungsaufgaben. Alleine zwischen 2018 und 2019 stieg der Zeitaufwand für administrative Tätigkeiten um 5%. (Quelle, Vera Starter, TFC, S. 36).

Schritt für Schritt Anleitung

Schritt 1: Vorbereitung

“Kill a Stupid Rule” Matrix auf Flipchart/Whiteboard:

Schritt 2: Brainstorming als Team oder Projektgruppe (15 min)

Jedes Teammitglied sammelt im Stillen Antworten auf die Frage: „Wenn Du irgendeine Regel in der Organisation verändern oder eliminieren könntest, welche wäre das?“ Jede Regel wird auf ein eigenes Kärtchen geschrieben.

Wichtig: Nachdem alle Regeln gesammelt wurden, identifiziere zuerst, welche Regeln “rot“ und unveränderbar sind (z.B. gesetzliche Regelungen, Sicherheitsvorkehrungen) und welche „grün“ sind und verändert werden können. Wenn Ihr an einem digitalen Whiteboard arbeitet, könnt ihr eine entsprechende Farbei für die digitalen Sticky Notes nehmen.

Schritt 3: Analyse des Einflusses

Wähle nun diejenigen Regeln aus, die Ihr verändern möchtet und ordnet sie auf der Matrix ein. => z.B. grüne Sticky Notes

Denkt zunächst nur über die x-Achse nach. Wie viel Einfluss hat diese Regel? Die Regelkärtchen werden auf der x-Achse nebeneinander angeordnet.

Schritt 4: Analyse der Umsetzbarkeit

Danach denkt darüber nach, wie schwierig es wäre, diese Regel zu verändern. Schiebt dazu die Regeln, die auf den Sticky Notes vermerkt sind, auf der y-Achse nach oben ohne die Position auf der x-Achse zu verändern. Achte bei dieser Diskussion darauf, welche impliziten Annahmen gemacht werden, wenn es um die Bewertung der Schwierigkeit geht. Implizite Annahmen aufdecken funktioniert am besten, indem man ausspricht, was einer Umsetzung im Wege steht; auch wenn es sich scheinbar um Selbstverständlichkeiten handelt.

Schritt 5: Auswertung der Matrix

Mit den vorangegangenen Schritten hast Du nun eine Priorisierung der Regeln vorgenommen:

• Die Regeln im oberen rechten Quadranten sind Deine “Quick Wins”: Sie haben großen Einfluss und sind leicht zu ändern.
• Die Regeln im unteren rechten Quadranten kannst Du mit etwas Vorlaufzeit strategisch angehen, da sie mehr Aufwand bedeuten.
• Die Regeln im oberen linken Quadranten kannst Du Dir noch einmal ansehen: Vielleicht gibt es eine oder zwei, die ohne großen Aufwand zumindest ein wenig Einfluss haben.
• Diejenigen unten links solltest Du wahrscheinlich gar nicht anfassen, da der Aufwand hoch ist und der Einfluss nicht signifikant ist.

Step 6: Next steps

Legt als Gruppe/ Team konkrete nächste Schritte und Verantwortlichkeiten für die “sinnlosen” Regel , die ihr beschlossen habt loszu werden, fest.

Schritt 7: Reflektion

Nehmt Euch zum Schluss noch kurz Zeit zu reflektieren, wie es sich anfühlt an die „heiligen Grale“ heranzugehen. Fiel es Euch schwer oder leicht? Was hat dieser Denkanstoß bei allen Teammitgliedern ausgelöst? Wiederhole diese Übung in regelmäßigen Abständen und halte nach, ob es Euch gelungen ist, die gewählten Regeln auch wirklich im Alltag zu „killen“.

Schlussfolgerung:

Du wirst überrascht sein, wie viele Regeln auftauchen, von denen Du gar nicht wusstest, dass sie die Arbeit in Deinem Team behindern. Oft wird auch sichtbar, dass es sich bei den „Regeln“ nicht um Regeln im engeren Sinne handelt, sondern um implizite Annahmen und informelle Prozesse.

Quellen

• (Source: Vera Starker: The Focused Company. Endlich wieder konzentriert arbeiten!, p. 36, Rossberg Buckow, 2023.)

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