Hintergrund

Der Transformation Canvas basiert auf dem von verschiedenen Expert:innen im Bereich Change Management entwickelten Change Canvas. Wir haben ihn um einige für Transformationen (im Vergleich zu Changeprojekten) notwendige Felder ergänzt. Und nutzen ihn häufig in Workshops, mit Teams und Führungskräften anstehende Veränderungen vorzubereiten. 

Wie alle Canvasse (siehe Working with Canvases) baut auch dieser Canvas auf den Prinzipien der Visualisierung, der Co-Creation und Transparenz auf. Dies erleichtert es Teams, komplexe Veränderungen strukturiert und kollaborativ anzugehen

Schritt-für-Schritt Vorgehen

Der erste Teil des Canvases

Der obere Part des Canvasses hilft dabei das „Big Picture“ zu entwickeln. Dieser Teil wird sinnvollerweise von dem Kernteam (Transformation Architects) gemeinsam mit den Transformation Facilitators entwickelt.

• Zweck
  Der Zweck erläutert, warum es diese Transformation überhaupt geben soll. Wer hat welchen Nutzen davon? Woraus ergibt sich ggf. auch die Dringlichkeit, dass man jetzt handeln muss.

• Vision
  Zu Beginn muss die Vision für den Veränderungsprozess klar definiert werden. Hierbei geht es darum, zu klären, wie die Zukunft konkret aussehen soll. Die Vision ist der Leitstern für alle weiteren Schritte und sollte allen Beteiligten klar und verständlich sein. Auch wenn man nicht genau weiß, wie man dorthin kommen kann, ist es wichtig so konkret wie möglich den „Ideal-Zustand“ zu beschreiben.

• Desired Outcome
  Es ist notwendig, Klarheit darüber zu schaffen, was sich überhaupt ändern soll – und was nicht. Sollen Prozesse verändert, Strukturen angepasst oder sogar das gesamte Geschäftsmodell transformiert werden? Es hilft, hierbei so konkret wie möglich zu sein.

• Stakeholder
  Identifiziere alle relevanten Stakeholder. Wer ist von der Veränderung betroffen -direkt oder auch indirekt? Was sind die Bedürfnisse und Erwartungen der wichtigsten Stakeholder? Wer sind die Entscheidungsträger, wer die Umsetzer? Stakeholder sollten nach ihrer Rolle und ihrem Einfluss im Prozess analysiert werden, damit ihre Erwartungen und Bedürfnisse berücksichtigt werden können. (Hilfreich kann hier die Stakeholder Map sein)

• Key Challenges
  Welche erfolgskritischen Herausforderungen sind zu erwarten? Diese können sowohl auf menschlicher wie auch auf sachlicher Ebene zu finden sein. Gibt es relevante Stakeholder, die das Projekt torpedieren könnten? Gibt es technischen Herausforderungen, die zu meistern sind? Existieren Ressourcen-Engpässe, die die Transformation behindern können. Ein ehrlicher Blick auf diese kritischen Faktoren ermöglicht es, frühzeitig nach Lösungen zu schauen und verhindert, plötzlich überrascht zu werden.

Zweiter Teil des Canvases
Vorgehen: Wie erfolgt die Transformation?

Der untere Part des Canvasses fokussiert auf den konkreten Angang. Dies ist überlicherweise die Aufgabe des Kernteams. Die Transformation Facilitator können jedoch auch bei diesem Teil unterstützen.

• Set-up
  Das Set-up beschreibt, wie der Veränderungsprozess strukturiert und gelenkt wird. Wer übernimmt Verantwortung? Gibt es ein Kernteam, das sich um das Design des Veränderungsprozesses kümmert und alle Fäden zusammenhält? Welche Phasen sind geplant? Welche Termine sind unbedingt im Auge zu behalten? Wenn in einer Sprintlogik gearbeitet wird, wie werden der Backlog und die notwendigen Schritte festgehalten? Welche Entscheidungsmechanismen werden eingesetzt, um den Prozess agil und flexibel zu halten? Welche Workstreams sind notwendig? Welche wichtigen Daten müssen im Blick behalten werden? Die klare Zuweisung von Rollen ist hier entscheidend.
  
• Budget
  Die budgetären Rahmenbedingungen sollten möglichst zu Beginn geklärt werden. Gibt es ein dezidiertes Transformationsbudget? Wie soll dieses aufgeteilt werden? Es ist unabdingbar, regelmäßig einen Blick auf diesen Teil des Canvas zu werfen, um die mit absoluter Sicherheit auftretenden Veränderungen hier im Laufe der Transformation mit zu berücksichtigen.

• Messkriterien
  Es ist wichtig, klare Key Results festzulegen, anhand derer der Erfolg der Veränderung gemessen wird, und kontinuierlich Feedback zu dem Vorgehen und den Aktivitäten einzuholen (siehe Prototyping und Feedback einholen). Dabei sollten sowohl qualitative als auch quantitative Aspekte berücksichtigt werden. Sie geben Auskunft darüber, ob der Veränderungsprozess auf dem richtigen Weg ist oder angepasst werden muss. Möglicherweise können auch OKR aufgesetzt werden (Objectives & Key Results)

• Entwicklung und Qualifizierung
  Veränderungen erfordern häufig, neue Kompetenzen, eine echte Transformation bedeutet zudem die Entwicklung einer neuen Haltung. In diesem Schritt geht es darum, welche Qualifikationen benötigt werden, um die Veränderung erfolgreich zu bewältigen und wie Mitarbeitende und Führungskräfte ihre Haltung (Mindset) verändern können. Welche Schulungen, Workshops oder Coachings sind nötig, um Mitarbeiter und Führungskräfte entsprechend vorzubereiten?

• Kommunikation
  Eine kontinuierliche und transparente Kommunikation ist entscheidend für den Erfolg jede Veränderung, insbesondere für eine Transformation. Wie sieht die Story aus, die interne und extern erzählt werden soll? Welche Kanäle werden genutzt? Wie wird sichergestellt, dass alle Beteiligten regelmäßig informiert und in den Prozess eingebunden werden? Hier wird auch festgelegt, wie Feedback gesammelt und in den Prozess integriert wird.

• Erste Schritte
  Lege die ersten, konkreten Schritte fest. Dies sind kleine, umsetzbare Maßnahmen, die sofort in Angriff genommen werden können, um die Transformation zu starten. Der Fokus liegt hier auf einem schnellen Anfang, der das Momentum für weitere Maßnahmen schafft.

Abschluss

Der Transformation-Canvas ist ein lebendiges Dokument, das im Laufe des Veränderungsprozesses immer wieder angepasst wird. Er hilft, den Überblick zu bewahren, offene Fragen zu klären und den Prozess transparent und zielgerichtet zu steuern.

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