Schritt-für-Schritt Anleitung:

Vorbereitung: Verteile Post-it-Notizen an alle Teilnehmer. Alternativ kannst du auch Remote-Whiteboard-Anwendungen wie Mural, Miro oder MS Whiteboard verwenden. Wähle eine(n) Facilitator:in, welche(r) die Sitzung moderiert und dafür sorgt, dass alle Ergebnisse visualisiert werden.

1. Zweck der Sitzung: Beginne mit dem Zweck der Sitzung. Beantworte die Frage: “Warum treffen wir uns heute überhaupt?” Dieser Punkt ist oft der wichtigste und sollte von allen Teilnehmenden klar verstanden werden.
2. Gewünschte Ergebnisse: Liste alle gewünschten Ergebnisse des Meetings auf. Lass die Teilnehmenden ihre Erwartungen benennen. Die Frage hier lautet: “Was wollen wir in diesem Treffen erreichen und was wollen wir danach “mit nach Hause nehmen”?”
3. Ressourcen klären: Kläre, welche Ressourcen zur Verfügung stehen, um den gemeinsamen Zweck zu erfüllen und das gewünschte Ergebnis zu erreichen. Frage dich: “Was brauchen wir, um dieses Treffen erfolgreich durchzuführen?” Hierzu zählen Zeit, Raum, Technik (z.B. Laptops, Beamer) und Material (z.B. Haftnotizen, Marker).
4. Relevanter Input: Bestimme, welchen Input du benötigst, um den Zweck und die gewünschten Ergebnisse zu erreichen. Frage dich: “Verfügen wir über alle notwendigen Informationen, um effektiv arbeiten zu können? Benötigen wir dafür einen bestimmten Input der Teilnehmenden oder anderer Personen?”
5. Prozess: Beschreibe den Ablauf des Treffens, also den schrittweisen Prozess, wie das gewünschte Ergebnis erreicht werden soll. Achtung! Dieser Teil wird Schritt für Schritt ausgefüllt und sollte nicht unbedingt von vornherein vollständig festgelegt werden. Der oder die Facilitator:in kann Vorschläge machen, aber das Team sollte entscheiden, woran es arbeiten will. Nach Abschluss eines Themas sollte die restliche Zeit neu priorisiert werden, um zu entscheiden, was als nächstes zu tun ist.

Verwendung der Pentagenda zur Vorbereitung einer Delegation

Du kannst die Pentagenda auch zur Vorbereitung einer Delegation nutzen. Mach das entweder individuell, bevor du eine Aufgabe delegierst, oder gemeinsam mit deinem/deiner Kolleg:in, an den/die du die Aufgabe delegieren möchtest.

Die Fragen zu den einzelnen Themen ändern sich dabei leicht. Sie lauten wie folgt:

Prozess

Da der Prozess von der Person bestimmt wird, der du die Aufgabe delegierst, solltest du keinen eigenen Prozess vorschlagen, sondern offene Fragen stellen wie:

• Wie möchtest du diese Aufgabe erfüllen?
• In welcher Reihenfolge möchtest du das gewünschte Ergebnis erzielen?

Wir haben ein zweites leicht angepasstes Template mit etwas anderen Fragen vorbereitet, die sich auf eine Delegation statt auf eine Meetingvorbereitung beziehen. Du findest es im Downloadbereich:

Quelle

Die Pentagenda ist inspiriert von der Groupmind GmbH, Köln.

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